Diagramme für den Agenturalltag: Das ist Gliffy

Auf der Webseite von Gliffy entdeckt man den Spruch „Make Diagramming a Team Sport“. Eine recht treffende Beschreibung. Denn dank der intuitiven Bedienung und der vielfältigen Möglichkeit (auch zum Teilen) könnte Gliffy tatsächlich für viele Agenturen relevant werden, die bislang Diagramme zwischendurch geduldet, aber selten mit Freude in ihren Alltag gebracht haben.

Das Gliffy Potenzial hat, zeigt ein Blick auf die Referenzen-Liste. Hier entdecken wir Adobe, Twitter, Samsung, SalesForce und einige weitere Unternehmen, die weltweit bekannt sind.

Im Prinzip lässt sich mit Gliffy alles visuell darstellen, was Struktur braucht. Angefangen bei Projektplanungen, Workflows, Business-Plänen, Sitemaps, bis hin zu Organigrammen, Netzwerk-Visualisierungen und Flow-Charts. 

Um mit Gliffy zu arbeiten, hier eine Übersicht zum Aufbau.

1. Die Dokumentenleiste erlaubt es euch, neue Dateien zu öffnen, zu speichern oder aber zu Importieren und zu Exportieren. Daneben könnt ihr die Diagramme drucken oder aber Dokumenten-Eigenschaften definieren.
2. Mit der Werkzeugleiste erhaltet ihr all die Tools, die ihr zum Bearbeiten der Formen, Beschriftungen und Verbindungen benötigt. Hier könnt ihr Ebenen definieren, Objekte in den Hinter- oder Vordergrund holen oder auch die Größe der Ansicht anpassen.
3. Einer der wichtigsten Buttons: Speichern :-). Hierüber könnt ihr euer Diagramm sichern. Anders als z. B. bei Google Docs findet keine Auto-Sicherung statt.
4. In der Seitenleiste für Formen findet ihr vorgefertigte Formen, mit denen ihr euer Diagramm gestalten könnt.

Ich empfehle euch, vor dem Erstellen von Diagrammen immer zu überlegen, was ihr damit erreichen wollt. Das ist vergleichbar mit dem Einsteigen ins Auto und dem einfachen Losfahren, ohne das Ziel zu kennen. Was wollt ihr visualisieren? Was soll klarer ersichtlich werden? Wer soll davon profitieren? Habt ihr diese Fragen geklärt, kann es an die eigentliche Erstellung des Diagramms gehen.

Zieht eine der vorgefertigten Formen aus der Seitenleiste (4) auf das Arbeitsblatt an eine geeignete Stelle. Ein Doppelklick darauf erlaubt euch, die Beschriftung zu definieren. Daneben könnt ihr über einmaliges Klicken zwei Felder neben der Form anzeigen lassen.

Das erste (A) erlaubt z. B. das Einstellen der Form, z. B. die Farbe, Stärke, Umrandung und mehr. Das zweite (B) ermöglicht euch Textformatierungen, wie Textgröße und -farbe. Nun seid ihr frei, mit der Form zu arbeiten. Klickt sie an, haltet die Maus und verschiebt sie.

Klickt das Werkzeug und eine der Verbindungsstellen an einer Form an. Von hier aus zieht ihr die Verbindung zu einer anderen Form oder aber ins leere Blatt.

Auch Verbindungen könnt ihr per Mausklick auf die beiden Felder anpassen. So lassen sich Farbe, Dicke, Pfeilart und Struktur ändern. Daneben ist es möglich, die Position zu verändern. Einfach anklicken und das Ende verschieben.

Die Grundfunktionen von Gliffy wird man vielleicht von der einen oder anderen Online-Mindmapping-Software kennen. Doch geht das Tool noch um einiges weiter. Hier meine liebsten Funktionen, die euch nicht vorenthalten möchte.

Je nachdem, was ihr in Gliffy als Diagramm darstellt, werdet ihr die Gruppieren-Funktion mehr oder weniger zu schätzen wissen. Das Gruppieren erlaubt euch nach dem Markieren von mehreren Elementen, diese in eine Gruppe zu summieren. Diese lässt sich dann nach Bedarf verschieben oder anpassen.

Ich schätze die Funktion, wenn es z. B. um das Visualisieren von Abläufen innerhalb einer Anwendung geht. Finden sich mehrere Module auf einer Ebene oder aber im gleichen Kontext, lassen sie sich über die Gruppieren-Funktion gemeinsam verschieben und anpassen.

Ebenen, manch einem bekannt aus Photoshop, erlauben euch, euer Diagramm mit Schichten aufzubauen. Hierbei kann die eine Schicht z. B. als Hintergrundfarbe einzelner Elemente dienen, die andere Ebene die eigentlichen Module beinhalten. Ihr könnt die Ebenen schnell über die Werkzeugleiste, den ersten Button von rechts, erreichen. Wo eine Verwendung sinnvoll ist, zeigt euch eine Gliffy-Vorlage:

Gut zu erkennen ist hier, wie die einzelnen Abschnitte („Goal“, „Actor“…) auf einer separaten Ebene liegen, die darauf angeordneten Module auf einer anderen.

„Am Gitternetz ausrichten“ erlaubt euch, die einzelnen Module nach dem Gitternetz auszurichten.

Bitte beachtet, dass Führungslinien viel Leistung eures Browsers in Anspruch nehmen. Das ist bei kleinen Diagrammen kein Problem, bei größeren empfiehlt es sich jedoch, diese Funktion zu deaktivieren. Sonst habt ihr mit Verzögerungen zu arbeiten.

„Willkommen beim Photoshop für Diagramme.“ :-). Gliffy ist ein wirklich praktisches Tool, das ich nicht mehr in meinem Alltag missen will. Ich bin gespannt, wie es euch gefallen wird. Für den Start bieten die Entwickler eine kostenfreie Testzeit an. Schaut dazu auf der Startseite vorbei.