E-Rechnung wird Pflicht: Was du als Freelancer oder Agentur jetzt wissen musst
Was ändert sich?
Ab dem 1. Januar 2025 wird – begleitet von Übergangsvorschriften – auch bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern verpflichtend, eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) zu verwenden.
So schreibt es das Bundesministerium des Innern und für Heimat. Die erwähnten Übergangsvorschriften besagen, dass Rechnungssteller sich vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 noch dafür entscheiden können, statt einer E‑Rechnung eine sonstige Rechnung auszustellen. Bei einem Umsatz von unter 800.000 € verlängert sich die Frist als Rechnungssteller noch um ein weiteres Jahr. Damit wird effektiv zunächst nur die Annahme von E-Rechnungen verpflichtend.
In kurz:
- Empfang von E-Rechnungen
verpflichtend für alle Unternehmen ab dem 1.1.2025
- Ausstellung von E-Rechnungen
verpflichtend für Unternehmen mit Vorjahresumsatz größer 800.000 € ab dem 1.1.2027
verpflichtend für alle Unternehmen (ausgenommen Kleinunternehmer) ab dem 1.1.2028
Was ist eine E-Rechnung?
Rechtlich wird eine E-Rechnung als eine Rechnung definiert, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. PDFs, oder eine gescannte Rechnung, sind hiermit explizit nicht gemeint.
Ab dem 1. Januar 2025 ist eine E-Rechnung rechtlich nur dann eine E-Rechnung, wenn sie der europäischen Norm EN16931 entspricht. Diese Norm schreibt genau vor, welche Informationen unter welchen Bedingungen enthalten sein müssen. Die Spezifikation kann bei der DIN kostenlos erworben werden.
Woran erkenne ich ob die Datei EN16931 konform ist?
.xml-Datei ist dabei leider nicht gleich .xml-Datei. Es gibt zwei verschiedene zugelassene Standards um die in der EN16931 definierten Felder in eine Datenstruktur zu gießen: CII (Cross Industrie Invoice) und UBL (Universal Business Language). Als Rechnungsempfänger musst du je nach verwendeter Struktur und Profil andere Validierungsregeln anwenden.
Des Weiteren gibt es neben der reinen .xml-Datei auch noch einen etwas anderen Weg, wie eine E-Rechnung auf dem digitalen Schreibtisch landen kann. Und zwar durch ein ZUGFeRD-Dokument.
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Was ist ZUGFeRD?
Ganz einfach ausgedrückt: Beim ZUGFeRD-Format, oder auch dem quasi identischen französischen Factur-X-Format, handelt es sich um eine PDF-Datei, in der die XML-Daten als Datei eingebettet sind. Diese XML-Daten enthalten die Rechnungsinformationen im bereits genannten standardisierten CII-Format (Cross Industry Invoice). Der Unterschied zu einer reinen XML-Rechnung besteht darin, dass ZUGFeRD zusätzlich eine visuell lesbare Darstellung in Form der PDF-Datei bereitstellt, wodurch sowohl menschliche als auch maschinelle Verarbeitung unterstützt werden. Möglicherweise hast Du bereits solche Rechnungen erhalten, ohne es mitbekommen zu haben.
Die Abkürzung ZUGFeRD steht übrigens für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland.
Vorsicht: Auch bei einer ZUGFeRD Rechnung ist der maschinenlesbare Teil der Rechnung (also das XML) bindend und muss auf seine Richtigkeit geprüft werden. Theoretisch könnten die enthaltenden Informationen auf Grund eines technischen Fehlers oder sogar böswilligen Absichten von denen des PDFs abweichen. Wenn bei einer solchen Rechnung also das PDF-Dokument nur optisch geprüft und die Rechnung anschließend automatisiert von einer Buchhaltungssoftware weiter verarbeitet wird, die das XML einliest, könnte es zu schwerwiegenden Folgen kommen.
Ich kann aber nicht fließend XML. Was nun?
Hier hast du mehrere Möglichkeiten:
Vermeiden
Es gibt immer die Möglichkeit dich mit deinem Lieferanten im Vorhinein auf eine Rechnungsform eurer Wahl zu einigen, solange sie alle Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes umsetzt. Beachte aber, dass du dich früher oder später mit dem Thema auseinandersetzen musst, spätestens nach Ablauf der Übergangsfristen.
Eingekaufte Software
Kostenlose Optionen und Open Source
Beispieldokument in Quba
Du bist nicht allein von den Gesetzesänderungen betroffen. Vor dir haben sich schon andere mit den selben Problemen beschäftigt und einige haben freundlicherweise genau dafür bereits Software geschrieben und diese sogar frei zur Verfügung gestellt.
Ich kann an dieser Stelle sehr das Downloadpaket des Forum elektronische Rechnung Deutschland empfehlen. Neben einer ausführlichen Dokumentation, Beispielen, sowie Spezifikationen dazu, wie ZUGFeRD und CII Rechnungen aufgebaut sind, finden sich hier auch Schema- und Schematron-Dateien mit Hilfe derer ein Entwickler die Dokumente auf semantische Korrektheit validieren kann.
Für die Visualisierung einer E-Rechnung, egal ob als XML oder kombiniert mit einer PDF-Datei empfehle ich das Open Source Tool quba-viewer (erhältlich für alle Plattformen). Mit dem quba-viewer kann man nicht nur alle Informationen aus einer Rechnung entnehmen, um diese zu prüfen, es fungiert auch als PDF Viewer, der auch PDF-Anhänge anzeigen kann.
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Quellen
