Warum das Agenturcontrolling immer wichtiger wird

Eine Agentur ist im Endeffekt nichts anderes als ein Unternehmen. Sie muss genauso wirtschaftlich sein – auch wenn dort viele kreative Köpfe arbeiten. Doch warum sind Controlling und Agentur für viele so ein Gegensatz? Reiner Schymitzek, Geschäftsführer des Agentursoftware-Anbieters PROAD erklärt es im Interview mit Mittwald so: „Agenturen sind durch einen kreativen Kopf entstanden. […] Details wie Stundensätze unterlagen keiner betriebswirtschaftlichen Kalkulation, sondern nur der Einschätzung, was man berechnen kann. Im Zuge des Wachstums entwickelten sich zwei Parteien – die einen, die sagen ‚wir wissen, wo und wie die Agentur steht‘ und die anderen, die zumindest ein Projektcontrolling forcieren, denn der Rest machte die Finanzbuchhaltung des Steuerberaters.“

Heutzutage ist das anders und aus zweierlei Sichten zu betrachten: Zum einen müssen Projekte rentabel und somit die Agentur wirtschaftlich sein. Zum anderen geht es aber auch um die Ressourcenplanung innerhalb einer Agentur. Schymitzek sagt, dass im Zeichen von Work-Life Balance Themen wie Kapazitätsplanungen und Ressourcen immer wichtiger werden würden. Auch Kerstin Götz, Geschäftsführerin des Agentursoftware-Anbieters Troi haben wir dazu befragt. Sie ist der Meinung, dass Agenturen auf der einen Seite ihren Fokus auf den kreativen Prozess legen sollten. Andererseits würden sie einem zunehmenden Druck unterliegen, ihre Aufwände und Leistungen gegenüber ihren Kunden transparenter machen zu müssen.

Um genau diese genannten Aspekte zu vereinen, bietet sich ein Agenturcontrolling an. Mit diesem ist es möglich, die Rentabilität von Projekten nachvollziehen zu können. „Welche Kundenprojekte lohnen sich finanziell? Welche Branche ist die diesbezüglich besser für unsere Agentur?“ – Fragen, die ihr euch als Agentur mit einem Controlling beantworten könnt. Dazu erklärt Götz: „Nicht nur die Effizienz der Kommunikationslösungen, sondern auch die Performance der Agentur wird anhand spezifischer KPI’s gemessen. Denn die Investitionen sind hoch und sollen sich auszahlen. Damit steht die Agentur vor der Herausforderung, die erbrachte Leistung entsprechend mit Projektdaten nachvollziehbar zu machen.“

Schließlich ist es euch als Agentur so möglich, den Optimierungsbedarf zu ermitteln und euch zu verbessern. Die Prozesse werden transparenter – für euch und eure Kunden. Das wiederum erzeugt einen effizienteren Workflow und bringt euch zum Ziel: Ihr könnt euer kreatives Potenzial richtig einsetzen!

Wie oben schon kurz angerissen, geht es u. a. um das Messen des Erfolges von Projekten: Welche Kunden verursachen wie viel Aufwand und wie viel Marge bringt das Kundenprojekt am Ende ein? Damit einhergehend erklärt Schymitzek von PROAD, dass bspw. weiterberechenbare Leistungen nicht vergessen werden – und Leistungsnachweise der Mitarbeiter automatisiert erbracht werden können. Das Agenturcontrolling stellt somit die Wirtschaftlichkeit eurer Agentur dar. Aber nicht nur. Kerstin Götz von Troi nennt weitere Aspekte, die vor allem in der heutigen Arbeitswelt wichtig sind: „Agile Entscheidungsfindungen benötigen eine fundierte Datenbasis, anhand derer Ableitungen getroffen werden können. Gerade in einem Umfeld, in dem eine ungewisse Projektlage auf New Work-Arbeitsmodelle trifft […]. Denn es gilt, schwankende Auslastungen und Einnahmen sowie immer dezentraler gesteuerte Teams unter einen Hut zu bringen. In unserem Whitepaper „Agenturcontrolling – Relevante Kennzahlen aus dem Agenturalltrag richtig nutzen“ stellen wir einige Lösungen dazu vor.“

Im Grunde ist ein Agenturcontrolling dafür da, um alle Zahlen im Blick zu haben und eine echte Deckungsbeitragsrechnung auf allen Ebenen (Kunde, Produkt, Projekt, Team, Geschäftsbereichen etc.) zu erzielen. Natürlich hat aber auch jede Software ihr eigenes Alleinstellungsmerkmal. Wir haben unsere beiden Interviewpartner nach ebendiesem gefragt.

Kerstin Götz von der Troi GmbH nennt als USP Folgendes: „Troi bietet ein umfassendes Echtzeit-Reporting, sowohl zum Projektstatus als auch zu allen unternehmensrelevanten Daten, die auf das Gesamtergebnis einzahlen (MIS Reporting). Was uns dabei noch gefehlt hat, war eine sinnvolle mobile Variante. Deshalb haben wir eine neue App entwickelt, die neben einer smarten Zeiterfassung auch mit mobilen Dashboards zum Projektfortschritt, zur Team-Performance sowie zur Umsatz- und Margenentwicklung kommt“.

Bei PROAD liegt das Alleinstellungsmerkmal laut Reiner Schymitzek darin, dass es die einzige browserbasierende Lösung sei, die mit der Integration einer echten Textverarbeitung dafür sorgen würde, dass jede Agentur den maximalen Freiheitsgrad in der Gestaltung des Corporate Designs habe. Zudem sei PROAD die erste Agentursoftware, die über Methoden aus dem Bereich der Gamification für eine ganz besondere Benutzerakzeptanz sorge. 

Ein Agenturcontrolling ist in der heutigen Zeit vor allem für mittelgroße bis große Agenturen unabdingbar. Es ist zum einen wichtig, um rentabel und wirtschaftlich zu handeln. Zum anderen ist der Einsatz einer Agentursoftware bzw. eines Controllings für die Mitarbeiter im Hinblick auf einen effizienten Workflow und auf die Work-Life-Balance von Vorteil.

Ob und für welche Agentursoftware ihr euch entscheidet, ist natürlich euch überlassen. Bei dieser Frage (oder bei einem Wechsel) helfen könnte euch unser Whitepaper „Agentursoftwares“ in dem wir fünf Anbieter gegenüberstellen und die besten Features herausstellen. In dem Dokument stellen wir auch andere Tools für die Projektorganisation vor, falls ihr das Angebot einer Agentursoftware als zu üppig empfindet.

Wie steht ihr zum Agenturcontrolling? Nutzt ihr eine solche Software, die ebendieses enthält schon oder sind die beiden Begriffe (immer noch) ein Widerspruch für euch? Schreibt uns eure Meinung gerne in einem Kommentar.