Was ist eine Agentursoftware und was muss sie alles können?

Wie im letzten Beitrag schon erwähnt, wollten wir uns mit unserer kürzlich durchgeführten Umfrage zu diesem Thema einen marktdeckenden Überblick verschaffen. Dazu haben wir 4.500 Agenturen gefragt, in welcher Form sie ihre internen Prozesse und Kundenprojekte organisieren und welche Agentursoftware-Anbieter ihnen bereits bekannt sind.

Die Teilnahme der Umfrage war recht hoch, dafür möchten wir uns bei allen teilnehmenden Agenturen bedanken. Denn dadurch konnten wir aussagekräftige Zahlen ermitteln, die wir euch natürlich nicht vorenthalten wollen!

• 40 % der Agenturen nutzen bereits eine Agentursoftware (die meist genutzten Anwendungen werden wir in einem noch folgenden Marktvergleich gegenüberstellen)
• 60 % nutzen mehrere Anwendungen parallel (Projektmanagementtools, Zeiterfassung, Faktura, klassisch Excel und Word)  
   
• 54 % sind mit ihrer jetzigen Lösung zufrieden
• 51 % sind bereit, einen Wechsel zu vollziehen 

Kommen wir nun zur eigentlichen Frage: „Was ist eine Agentursoftware und was muss sie können?“ Um diese zu beantworten bzw. um klarzumachen, ob eine solche Software überhaupt gewollt und geeignet wäre, ist es empfehlenswert, sich im Vorfeld mit der gesamten Thematik zu befassen. Eine intensive Recherche wird euch helfen, im Nachhinein eine fundierte Entscheidung treffen zu können.

Viele Agenturen organisieren ihre Projekte und internen Abläufe mit verschiedenen Anwendungen, um den eigenen Workflow bestmöglich abzubilden – wie ihr an den oben erwähnten Ergebnissen unserer Umfrage sehen könnt. Zu den täglichen Aufgaben gehören unter anderem die Zeiterfassung für das jeweilige Kundenprojekt, die Erstellung von Angeboten und Auftragsbestätigungen, die Pflege der Kundendaten sowie die Verwaltung der gesamten Projektorganisation. Wir sind uns sicher, dass ihr noch viele weitere Aspekte aus eurem Agenturalltag nennen könntet. Wenn ihr Lust habt, schreibt sie uns gerne in einem Kommentar ;-) 

Wie schön wäre es also, wenn lediglich eine Anwendung all diese Vorgänge oder die für euch wichtigsten Prozesse abbilden und mit nur wenigen Klicks erledigen könnte? Eine Agentursoftware macht genau das und hat dabei das Ziel, den Arbeitsalltag in Agenturen zu vereinfachen und einen besseren Überblick für Projekte und deren Kosten zu schaffen. Ihr seht: Eine Agentursoftware hilft dabei, den Agenturalltag zu strukturieren. Zudem bildet sie verschiedene Workflows visuell ab, um wiederkehrende Arbeitsabläufe zu optimieren und Zeit zu sparen. 

Der Funktionsumfang, die Aktualität der Software, die technische Basis und das Design der Benutzeroberfläche sind abhängig vom jeweiligen Anbieter. Aktuell existieren rund 30 verschiedene Agentursoftware-Anbieter in Deutschland.
Zu den gängigen Funktionen und Features gehören die Zeiterfassung, der Bereich Rechnungen, die gesamte Organisation des Projektmanagements sowie eine umfangreiche CRM-Funktion (Customer Relationship Management). Jede Software setzt einen individuellen Fokus auf ein bestimmtes Thema. Viele Anbieter haben ihr Portfolio bereits erweitert, sodass auch detaillierte Auswertungen, HR Vorgänge (Personal), Controlling, eine innovative Ressourcenplanung, Schnittstellen zu anderen Systemen und vieles mehr möglich sind.

Neben den verschiedensten Agenturen, wie z. B. Werbe- und Webagenturen, Digital- oder Full-Service-Agenturen, wird eine Agentursoftware häufig auch von Architekten, Unternehmensberatern oder Marketing Abteilungen in größeren Unternehmen genutzt. In der Regel steht hierbei immer die Projektarbeit im Fokus, sodass solch eine Software theoretisch von jedem genutzt werden kann, der projektbasiert arbeitet. Vereinzelte Anbieter haben sich aber speziell auf Agenturen fokussiert und ihre Software dahingehend ausgerichtet.

Ein Neukunde ruft in der Agentur an und bittet um ein Beratungsgespräch bzgl. eines Projekts – sagen wir, sein Wunsch ist ein Relaunch seiner Website. Nun wäre es ja durchaus praktisch, die Stammdaten des Kunden aufzunehmen und diese abzuspeichern, sodass jeder Mitarbeiter Zugriff darauf hat – mit einer Agentursoftware kein Problem! Neben den Kontaktdaten wie Name, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse kann auch das Anliegen des Kunden schriftlich festgehalten werden. Solltet ihr bspw. nicht im Büro sein, wenn der Kunde erneut anruft, hat auch jeder eurer Kollegen Zugriff auf diese hinterlegten Informationen.

Ist der Kunde zu dem vereinbarten Termin erschienen und habt ihr seine konkreten Wünsche aufgenommen, wird dies wieder der Kundendatei hinzugefügt. Anschließend könnt ihr mit nur wenigen Klicks ein Angebot mit den gewünschten Positionen sowie eurem eigenen Agenturlogo und Design erstellen. Das Angebot kann dann als PDF per E-Mail oder auf Wunsch auch ausgedruckt per Post versendet werden. 

Hurra! Der Kunde hat euer Angebot angenommen. Das ist sehr erfreulich, aber genauso schön ist es, dass ihr aus dem Angebot heraus die Auftragsbestätigung versenden und danach aus den vorhandenen Daten ein neues Projekt für diesen Kunden anlegen könnt. 

In der Projektverwaltung können dann die zuständigen Mitarbeiter und die zu erledigenden Aufgaben zugewiesen werden. Mithilfe des Kalenders ist auf einen Blick ersichtlich, welcher Mitarbeiter im Büro ist oder wer Urlaub hat – sehr praktisch für die gesamte Planung des Projektes.
Ihr könnt direkt mit eurer Arbeit beginnen und den Relaunch der Website vorbereiten, aber … Zeiten erfassen nicht vergessen ;-) Einfach den dafür vorgesehenen Button anklicken, die zu erledigende Aufgabe beschreiben und wieder den Button nutzen, wenn ihr mit eurem To-do fertig seid. 

Ist das komplette Projekt abgeschlossen, kann anhand der erbrachten Leistungen und dem benötigten Zeitaufwand die Rechnung erstellt werden, direkt aus der Projektverwaltung heraus. Ist die Rechnung vom Kunden beglichen, wird dieser Status entsprechend gekennzeichnet und geht bspw. auch in die Auswertung für die betriebswirtschaftlichen Zahlen ein. 

Und wenn der Kunde begeistert von eurer Arbeit ist – wovon wir natürlich ausgehen – und evtl. noch einen weiteren Auftrag für euch hat, kann dieser wieder bequem als neues Projekt in dem vorhandenen Kundendatensatz hinzugefügt werden. 

Mit diesem Beispiel wird noch mal ersichtlich, dass eine Agentursoftware den gesamten Arbeitsablauf abbildet, von Beginn des Projektes bis hin zum kompletten Abschluss und all das in einer Anwendung – all inclusive sozusagen oder auch „All-in-one-Lösung“ genannt.

Wir hoffen, ihr habt jetzt ein konkreteres Bild einer Agentursoftware und könnt euch nun vielleicht schon oder zumindest grob entscheiden, ob solch eine Lösung für eure Arbeitsweise geeignet ist.