Hybride Meetings

Das klassische Präsenzmeeting bietet einige Vorteile. Hier ist es möglich, auf vielfältige Art und Weise miteinander zu interagieren. Die nonverbale Kommunikation ist dabei entscheidend für eine erfolgreiche Diskussion. Außerdem ist es möglich, zusammen mit unterschiedlichsten Materialen zu interagieren: Flipcharts, Präsentationen, Postkarten. Der Hauptaspekt dieser Meetings liegt also auf der Interaktion. Daher ist es ein großer Nachteil, wenn sich jemand in solch einem Meeting aus der Interaktion herauszieht. Zum Beispiel, indem er oder sie währenddessen dem Smartphone mehr Aufmerksamkeit schenkt als den anderen Teilnehmer*innen.

Ein interessantes Präsenzmeeting hat ein klares Ziel und bindet alle Teilnehmer*innen mit ein. Workshops sind beispielsweise ein gutes Anwendungsgebiet für Präsenzmeetings. Dabei kann man auch Inhalte in Kleingruppen erarbeiten – oder es ergeben sich ganz neue Ideen aus spontanen Interaktionen mit den Nachbar*innen.

Remote-Meetings werden oft als schnöder Notbehelf angesehen, wenn Präsenzmeetings nicht möglich sind. Doch sie bieten einige Vorteile, die darüber hinausgehen, dass jede*r das Meeting dort durchführen kann, wo er oder sie sich gerade befindet. Diese Meetings sind sehr flexibel. Man muss nicht schnell einen Raum suchen, nur weil man eine kurze Absprache treffen möchte. Zudem ist es möglich, eine Versammlung mit reinem Informationsgehalt zu besuchen, während man gerade noch andere Aufgaben zu erledigen hat. In diesem Fall kann die Veranstaltung wie ein Podcast konsumiert werden, während man am Rechner weiterarbeitet.

Darüber hinaus bietet die Tatsache, dass ohnehin alle Beteiligten am Rechner sind, viele technische Möglichkeiten, die in Präsenzmeetings nicht möglich sind. Digitale Board-Technologien wie Miro haben den Vorteil, dass viele Personen gleichzeitig am selben Board arbeiten können und die Ergebnisse automatisch ohne zusätzlichen Aufwand festgehalten werden. Außerdem ist es möglich, anonyme Umfragen zu erstellen oder gemeinsam eine Software auszuprobieren.

Schwierig ist hingegen, dass jede Kommunikationsform eine digitale Unterstützung braucht. Die nonverbale Kommunikation ist nur bei eingeschalteter Kamera möglich – und wenn die Konzentration nicht gerade auf einem digitalen Tool liegt. Dazu stellt die Latenz ein Problem dar, das immer wieder verhindert, dass eine Unterhaltung flüssig abläuft.

Ideal ist ein Remote-Meeting, wenn entweder wenig Interaktion gewünscht ist, wie bei einer Präsentation, oder sich die Interaktion sehr gut digital unterstützen lässt, wie bei einem Code-Review. Sowie immer, wenn Informationen schnell verteilt werden müssen. Dazu kann man diese Veranstaltungen mit Leichtigkeit aufzeichnen – und bietet somit auch einen Mehrwert für Personen, die an dem Meeting selbst nicht teilnehmen können.

Ein hybrides Meeting kann sowohl die Vor- als auch die Nachteile beider Besprechungsformen kombinieren. Der häufigste Fehler ist, dass man eine der beiden Varianten als Grundform nimmt und die andere Form dazuschaltet. Findet das Meeting hauptsächlich vor Ort statt, besteht das Risiko, dass die digital zugeschalteten Teilnehmer*innen nur passiv dabei sind. Bei einer Online-Veranstaltung muss man technisch gewährleisten, dass alle gehört werden können, ohne dass es beispielsweise Rückkopplungen gibt.

Bei einem erfolgreichen hybriden Meeting sollte man sich vorher überlegen, wie alle Beteiligten am besten miteinander interagieren können. Bei einem Workshop bieten sich beispielsweise Gruppenarbeiten an, bei denen man entweder die digitalen und physisch präsenten Teilnehmer*innen aufteilt oder man immer eine*n zugeschaltete*n Mitarbeiter*in einer anderen Person zuweist, welche sie oder ihn auf einem Notebook mitnimmt.

Bei einer Präsentation sollte die Kamera passend eingestellt sein, damit man dem Vortrag digital gut folgen kann. Gemeinsame Arbeiten auf einem Board sollten ebenfalls digital durchgeführt werden. Statt einem Whiteboard sollte ein großer Bildschirm für die Präsenzteilnehmer*innen benutzt werden, damit nicht jeder hinter einem eigenen Notebook sitzen muss. Im Idealfall werden die digitalen Beteiligten dann über einen anderen Bildschirm zugeschaltet.

In unserem letzten Beitrag haben wir darüber berichtet, wie sich die Pandemie auf die Teams auswirkt. Dabei ging es viel darum, die eigenen Bedürfnisse im Blick zu haben. Jetzt sinken die Zahlen zum Glück und Präsenzmeetings werden wieder häufiger möglich. Das muss aber nicht heißen, dass es nicht weiterhin gute Gründe gibt, warum ein*e Teilnehmer*in lieber digital an einer Veranstaltung teilnehmen möchte. Hier ist Augenmaß und Verständnis für die Bedürfnisse des/der Einzelnen gefordert. Stellt man vorher einige Überlegungen über die Ziele eines Meetings an, ist es meistens gar nicht so schwer, im Folgenden zu erarbeiten, wie man dieses Ziel für alle Beteiligten gleichermaßen erreichen kann. Oft ist dies nur mit der richtigen technischen Unterstützung möglich, doch auch ein paar zusätzliche Notebooks mit angeschlossenem Raummikrofon können Wunder bewirken.

Ich hoffe, wir konnten euch hiermit ein paar hilfreiche Tipps an die Hand geben, um euer nächstes hybrides Meeting erfolgreicher gestalten zu können.