Die Cloud-Telefonanlage als Chance für Agenturen & Freelancer

Wer eine eigene Agentur gründet oder sich als Freelancer selbständig macht, muss für seine Kunden möglichst gut erreichbar sein. Egal ob als Einzelkämpfer oder als Betrieb mit mehreren Mitarbeitern: In der Regel bleiben keine Kapazitäten frei, um beispielsweise ein eigenes Sekretariat für den Telefondienst abzustellen. Die Unternehmen sind somit darauf angewiesen, die Anrufe nach Möglichkeit flexibel annehmen zu können und die Telefonanlage exakt an die eigenen Bedürfnisse anpassen zu können. Vor allem bei Geschäftsmodellen mit starkem Außendienst, wie es besonders in den Anfangsphasen von Agenturen notwendig sein kann, muss auch hier die Erreichbarkeit gewahrt bleiben. Eine klassische Telefonanlage kann dies nicht ermöglichen. Hier weiß die Cloud-Telefonie durch ihre höhere Flexibilität zu punkten. Doch was sind die anderen Ansprüche an eine Cloud-Telefonanlage, welche von den meisten Agenturen genannt werden?

So fordern und wünschen sich die Unternehmer:

• Eine einfache Konfigurierbarkeit der Cloud-Telefonanlage
• Eine unkomplizierte Nutzung der Funktionen
• Anrufbeantworter und Warteschleifen-Funktionen
• Geringere Kosten
• Eine größtmögliche Flexibilität

Eine Web- oder Werbeangentur ist ein sehr gutes Beispiel. Die Agentur beschäftigt sowohl feste Mitarbeiter als auch Freelancer an den unterschiedlichsten Standorten. Die gemeinsame Arbeit lässt sich über verschiedene Softwarelösungen oftmals problemlos realisieren. Doch eine gemeinsame telefonische Erreichbarkeit kann mit einer herkömmlichen Telefonanlage so nicht hergestellt werden. Diese verursacht oftmals hohe Kosten und ist nur dazu geeignet die Mitarbeiter im eigenen Haus passend zu vernetzen und mit eigenen Telefonanschlüssen auszustatten. Somit ist die klassische Variante eindeutig zu unflexibel für den modernen Arbeitsmarkt in einer Agentur nicht geeignet. Eine Cloud-Telefonanlage hingegen kann diese Flexibilität bieten. Denn zum einen muss keine teure und aufwändige Hardware installiert werden, zum anderen können entfernte Außenstellen oder auch Freelancer, für die Dauer ihrer Arbeit in der Agentur, schnell in das telefonische Netzwerk aufgenommen werden. Somit lässt sich die gesamte Telefonverwaltung einer Agentur leicht und schnell über eine zentral gesteuerte Cloud-Telefonanlage regeln und konfigurieren, was die Flexibilität des Unternehmens nochmals zusätzlich unterstützt.

Da sich eine Cloud-Telefonanlage problemlos einrichten und konfigurieren lässt, lassen sich viele Dinge im Alltag deutlich vereinfachen. Wer beispielsweise als Freelancer gerade im Außentermin ist, möchte oder muss in der Regel auch dann gut erreichbar sein. Dennoch scheuen viele Unternehmer sich davor, die eigene Handynummer herauszugeben, da somit nicht verhindert werden kann, dass die Kunden auch in der Freizeit anrufen. Durch die Cloud-Telefonie lässt sich dieses Manko leicht beheben. Denn über eine entsprechende App kann das Smartphone mit der Cloud-Telefonanlage gekoppelt werden, sodass die Anrufe problemlos und schnell an das Smartphone übertragen werden können. Somit wird über die bekannte Festnetznummer der Agentur die Erreichbarkeit auch von Außendienstmitarbeitern oder beteiligten Freelancers gewahrt, ohne dass dessen Homeoffice- oder Handynummer einem Außenstehenden bekannt gemacht werden müsste. Und nach Ende der Arbeitszeit kann über die Cloud-Telefonanlage klar definiert werden, wie eingehende Anrufe zu behandeln sind.

Der erste echte Kontakt zu einer Agentur oder einem Freelancer erfolgt immer noch zumeist klassisch per Telefon. Hier entscheidet sich oftmals direkt, ob ein Kunde die Dienste der Agentur in Anspruch nehmen möchte. Wichtig ist vor allem ein professionelles Erscheinungsbild am Telefon. Hierzu gehören nicht nur eine gesicherte Verbindung und eine gute Sprachqualität, sondern auch ein guter technischer Umgang mit den Anrufern. Integrierte Anrufbeantworter, Tonwahl-Optionen und Warteschleifen sind zwar bei Kunden nicht unbedingt immer beliebt, zeugen aber deutlich von der Professionalität der Agentur und werden in der Regel als positives Zeichen aufgenommen. Mit einer eigenen Cloud-Telefonanlage lassen sich all diese Elemente einfach und unkompliziert einrichten und jederzeit an die aktuelle Lage anpassen. Dank umfassender Routing-Pläne können die Anrufe beispielsweise schnell zum entsprechenden Mitarbeiter durchgestellt werden, um eine effektive Nutzung der Cloud-Telefonie zu ermöglichen.

Viele Unternehmen sind bei der Cloud-Telefonie vor allem aufgrund der Erreichbarkeit skeptisch. Denn schließlich ist der gesamte Telefonverkehr vom reibungslosen Ablauf beim Betreiber der Cloud-Telefonie abhängig. Um diese Ängste zu nehmen und gleichzeitig um Ausflälle problemlos zu kompensieren, arbeiten die großen und bekannten Betreiber mehrfach abgesichert mit redundanten Systemen in mehreren Rechenzentren. Hier ist der Ausfall der klassischen Telefonanlage deutlich wahrscheinlicher und definitiv öfter anzutreffen. Dennoch sollten auch die negativen Seiten einer Cloud-Telefonanlage nicht unbeleuchtet bleiben.

Bei einem Stromausfall fällt auch die Cloud-Telefonanlage vollständig aus, wobei die Rechenzentren kurze Stromausfälle mit Notstromeinrichtungen meist völlig überbrücken können. Bei Stromausfällen über mehrere Stunden, gibt es keine Möglichkeit eine dauerhafte Erreichbarkeit zu gewährleisten. Wer allerdings überlegt, wie oft in Deutschland der Strom über einen längeren Zeitraum ausfällt, der kann sich mit hoher Sicherheit auf die Cloud-Telefonie verlassen. Ein weiteres Problem ergibt sich bei der Weiterleitung an mobile Endgeräte. Diese hohe und komfortable Erreichbarkeit ist natürlich nur gewährleistet, wenn das Smartphone zum einen über genügend Bandbreite verfügt und der Empfang am gewählten Ort gut genug ist. In weniger erschlossenen Regionen Deutschlands kann es somit auch mit der Cloud-Telefonie zu Problemen kommen. Dies sollte man bei der Auswahl immer bedenken und gegebenenfalls im Vorfeld abklären. Viele Anbieter bieten einen kostenlosen Testzeitraum an, bei dem die Telefonie mit der vorhandenen Bandbreite getestet werden kann, berichtet der Cloud-Telefonie-Experte Jens Hagel. Für größere Projekte sollten Fachunternehmen einbezogen werden.

Wenn Sie sich als Agentur oder Freelancer für eine eigene Telefonanlage entscheiden müssen, so stehen diese beiden Auswahlmöglichkeiten zur Wahl. Da eine hohe und konstante Erreichbarkeit zwar wichtig ist, aber auch die Kosten im Blick behalten werden müssen, bietet sich in den meisten Fällen die Cloud durchaus an. Machen Sie sich bereits im Vorfeld ausreichende Gedanken über die Erreichbarkeit Ihrer Mitarbeiter, über die von Ihnen gewünschte und benötigte Struktur und vergleichen Sie die Angebote. In der Regel ist die Cloud-Telefonie nicht nur deutlich günstiger, sondern auch weitaus flexibler und somit leichter an die eigenen Wünsche, Anforderungen und Bedürfnisse anzupassen. So bleiben Sie für Ihre Kunden stets erreichbar und können von den vielen Vorteilen einer Cloud-Telefonanlage Tag für Tag profitieren.