Wie führe ich einen E-Mail-Umzug durch?
Entgegen dem bekannten Sprichwort „Never change a running system“ soll es in dieser Anleitung also um Folgendes gehen: Wie ziehe ich E-Mails von einem Ort zum anderen?
Damit das bei mittwald geregelt und ohne den Verlust wertvoller E-Mails vonstatten geht, gilt es ein paar Punkte zu beachten.
Der einfachste Weg − innerhalb von mittwald
Szenario 1 – komplettes Projekt verschieben
Deine E-Mails liegen schon bei mittwald und du möchtest mit deinem Projekt nun in einen anderen Server oder eine andere Kundennummer wandern?
Dann ist es ganz easy: Wenn die p-Nummer gleich bleibt, also dein komplettes Projekt verschoben wird (und nicht nur Teile des Inhalts), bleibt der E-Mail-Verkehr unangetastet und läuft ununterbrochen weiter!
Lies hier unter der Überschrift „Migration“ mehr über den Vorgang.
Szenario 2 – E-Mail-Umzug umgehen – nur Website verschieben
Wenn die aktuelle Projektumgebung nicht zum Betrieb deiner Website geeignet ist oder der zukünftige Website-Inhalt aus anderen Gründen in einer anderen p-Nummer liegen soll, muss derselbe ja auch unter einer Domain oder Subdomain erreichbar gemacht werden.
Bevor nun die an der Hauptdomain hängenden E-Mail-Adressen und damit die Postfächer umgezogen werden, gibt es eine Alternative:
Die Hauptdomain bleibt im ursprünglichen Projekt liegen und leitet einfach auf die Subdomain (beispielsweise die www.) weiter, welche wir als Kundenservice stressfrei für dich verschieben können. Deine Postfächer bleiben dabei gänzlich unberührt und der E-Mail-Verkehr läuft ununterbrochen.
Der klassische Weg − von extern zu mittwald
Du möchtest deine E-Mails von einem anderen Provider zu mittwald umziehen?
Das machen wir täglich und für einen reibungslosen Ablauf sind ein paar Spielregeln zu beachten:
- Beim Umzug muss auf das Postfach zugegriffen werden. Erstelle daher schon eine Liste mit den Zugangsdaten (alter Mailserver, Benutzernamen, Passwörter) der betroffenen Postfächer. Bis zum Abschluss müssen die Passwörter unverändert bleiben!
- Während eines klassischen E-Mail-Umzugs ist es notwendig, den MX-Record deiner Domain zu ändern, so dass an einem bestimmten Punkt das Postfach bei mittwald befüllt werden kann. Informiere dich bei deinem alten Provider, wie das dort geht.
- Da wir für einen von uns durchgeführten E-Mail-Umzug Gebühren erheben, bestätige diese direkt in deinem Auftrag im Ticket-System.
- Wenn du den Umzug der E-Mails zu einer bestimmten Zeit planen möchtest, stimme gerne rechtzeitig im Vorfeld einen Termin mit uns ab.
Der Ablauf – Alles nach der Reihe
Szenario 1 – Du ziehst deine E-Mails selbst um – kostenlos
- Du schreibst uns in einem Ticket, dass du einen E-Mail-Umzug durchführen möchtest und dich mit dieser Anleitung bekannt gemacht hast. Daraufhin erhältst du einen Link zum Umzugs-Tool.
Diesen Schritt kannst du auch überspringen, wenn du keine Fragen im Vorfeld hast, und den folgenden Link zum Umzugs-Tool bereits speichern: https://emailumzug.mittwald.de - Du legst die Domain, unter der die E-Mail-Adressen laufen sollen, als Virtual Host im Zielprojekt an.
- Dann legst du die Zielpostfächer mit E-Mail-Adressen an und schreibst dir die Passwörter auf.
- Nun nutzt du unseren Link und bedienst das Umzugs-Tool, welches wir ganz unten in diesem Artikel erklären.
- Wenn du die erste Abschlussmeldung erhalten hast, ist der MX-Record bei deinem alten Provider zu ändern, so dass alle E-Mails im neuen Postfach ankommen können. Dies ist auch der Zeitpunkt, ab dem die E-Mail-Clients umgestellt werden können.
- Wenn die MX-Record-Umstellung im weltweiten DNS bekannt ist (rechne mit mindestens 24 Stunden), stößt du den Delta-Umzug an. So können in der Zwischenzeit beim alten Provider angekommene E-Mails nachgezogen werden.
- Damit ist der E-Mail-Umzug erledigt und dein E-Mail-Verkehr läuft über mittwald.
- Solltest du auch deine Domain umziehen wollen, kannst du das nun entweder selbst tun oder uns Authcode, Domain-Inhaberdaten und die Umzugsgebühr für Domains zusätzlich in deiner Ticket-Anfrage senden.
Szenario 2 – Wir führen den Umzug für dich durch – kostenpflichtig
- Du legst die Domain, unter der die E-Mail-Adressen laufen sollen, als Virtual Host im Zielprojekt an.
- Du legst die Zielpostfächer mit E-Mail-Adressen an und schreibst dir die Passwörter auf.
- Du schreibst in einem Ticket, was umgezogen werden soll (alter Mailserver, alte Benutzernamen, alte Passwörter UND neue Postfächer, neue Passwörter) und bestätigst die zu erwartenden Kosten.
- Daraufhin führen wir den initialen E-Mail-Umzug durch, sodass eine Kopie aller E-Mails im mittwald Postfach liegt.
- Nun ist es Zeit, dass du auf unsere Meldung hin den MX-Record bei deinem alten Provider änderst, sodass alle E-Mails im neuen Postfach ankommen können. Dies ist auch der Zeitpunkt, ab dem die E-Mail-Clients umgestellt werden können.
- Wenn die MX-Record-Umstellung im weltweiten DNS bekannt ist (wir rechnen mit 24 Stunden), stoßen wir eine finale Synchronisation der Postfächer an. So können in der Zwischenzeit beim alten Provider angekommene E-Mails nachgezogen werden.
- Damit ist der E-Mail-Umzug erledigt und dein E-Mail-Verkehr läuft über mittwald.
- Solltest du auch deine Domain umziehen wollen, kannst du das nun entweder selbst tun oder uns Authcode, Domain-Inhaberdaten und die Umzugsgebühr für Domains zusätzlich in deiner Ticket-Anfrage senden.
Der Sonderweg − innerhalb von mittwald
Als Grundsätze bei mittwald gelten:
- Postfächer sind an ihr Projekt (p000000p1, p000000p2, etc.) gebunden und die Hauptdomain (ohne www) an die E-Mail-Adressen.
- Die E-Mail-Adressen zeigen auf die Postfächer, also können Postfächer nicht ohne E-Mail-Adressen erreicht werden.
- Jede Domain oder Subdomain darf nur einmal vorhanden sein, ob Virtual Host oder nicht.
Wenn es nun unvermeidlich ist, eine Hauptdomain samt bestehender E-Mail-Adressen in ein anderes Projekt (andere p-Nummer) zu verschieben, ergeben sich Änderungen im Ablauf.
Da eine Domain stets nur einmal vorhanden sein darf (also keine Lösung per Virtual Host möglich ist) und die E-Mail-Adressen an ihr hängen, werden diese während des Umzugs der Domain kurzzeitig gelöscht, um dann im Zielprojekt neu angelegt zu werden.
Es ist also mit einer kurzen Nichterreichbarkeit der E-Mail-Adressen zu rechnen, in welcher Zeit ankommende E-Mails vom Mail-System unwiderruflich zurückgewiesen werden. In der Regel ist dieser Zeitraum von kurzer Dauer, je nach Menge der E-Mail-Adressen.
Szenario 1 – Du hast die Hand am Steuer – kostenlos
- Du schreibst in einem Ticket, dass du einen mittwald internen E-Mail-Umzug machen möchtest und dich mit diesem Teil der Anleitung bekannt gemacht hast und um welche Domain (und eventuell Subdomains) es geht. Daraufhin erhältst du einen Link zum Umzugs-Tool.
- Dann legst du die Zielpostfächer an (Option zusätzliches Postfach) und schreibst dir die Passwörter auf.
- Nun nutzt du unseren Link und bedienst das Umzugs-Tool, welches wir ganz unten in diesem Artikel erklären.
- Wenn du die erste Abschlussmeldung erhalten hast, kann es ans Eingemachte gehen.
- Der Umzug der Domain kann am schnellsten durch den Kundenservice durchgeführt werden:
- Mache dich bereit, deine E-Mail-Adressen in dem alten Projekt zu löschen. Aber fang noch nicht an!
- Um den Moment der Nichterreichbarkeit nicht zu lange werden zu lassen, solltest du nun den mittwald Kundenservice anrufen.
- Mit einem unserer Mitarbeiter am Telefon löschst du nun die ursprünglichen E-Mail-Adressen (die Postfächer können bleiben).
- Wir ziehen dann die Domain so schnell wie möglich um, damit möglichst wenig Zeit vergeht, in der die Postfächer unerreichbar sind.
- Jetzt kannst du im Zielprojekt die E-Mail-Adressen wieder anlegen (Option Weiterleitung, gerne direkt mit Login-Alias). Fange am besten mit der wichtigsten Adresse an.
- Wenn die E-Mail-Adressen alle angelegt sind und in die richtigen Postfächer weiterleiten, stößt du den Delta-Umzug an. Damit werden in der Zwischenzeit beim bisherigen Postfach im alten Projekt angekommene E-Mails nachgezogen.
- Damit ist der E-Mail-Umzug fertig und dein E-Mail-Verkehr läuft über die neuen Postfächer im neuen Projekt.
- Je nachdem, wie du deinen E-Mail-Client eingerichtet hast (mit Postfachnummer oder mit der E-Mail-Adresse) müsstest du Anpassungen vornehmen, damit du nur auf das neue Postfach zugreifst.
Szenario 2 – Wir machen das für dich – kostenpflichtig
- Du schreibst in einem Ticket, dass du einen mittwald internen E-Mail-Umzug machen möchtest und dich mit diesem Teil der Anleitung bekannt gemacht hast. Bitte bestätige auch die Umzugskosten für deine Postfächer.
- Dann legst du die Zielpostfächer an (Option zusätzliches Postfach) und schreibst dir die Passwörter auf.
- Du überlässt uns im Ticket die Liste der alten und neuen Passwörter und wir gehen ans Werk.
- Wir kopieren die Postfachinhalte nun in die neuen Postfächer.
- Dann löschen wir möglichst schnell die E-Mail-Adressen, ziehen die Domain um und legen dann die E-Mail-Adressen im Zielprojekt wieder an.
- Zuletzt stellen wir mit einer letzten Synchronisation der Postfächer sicher, dass in der Zwischenzeit beim bisherigen Postfach im alten Projekt angekommene E-Mails nachgezogen werden.
- Damit ist der E-Mail-Umzug erledigt und dein E-Mail-Verkehr läuft über die neuen Postfächer im neuen Projekt.
- Je nachdem, wie du deinen E-Mail-Client eingerichtet hast (mit Postfachnummer oder mit der E-Mail-Adresse) müsstest du Anpassungen vornehmen, damit du nur auf das neue Postfach zugreifst.
Das Umzugs-Tool für E-Mails
Schritt 1
Die Startseite des Umzugs-Tools informiert dich kurz über den weiteren Ablauf. Setze den Haken und klicke auf Weiter.
Schritt 2
Hier stellst du ein, von welchem Anbieter du deine Postfächer zu mittwald ziehen möchtest.
Die meisten bekannten E-Mail-Anbieter sind mit ihren Server-Einstellungen schon gespeichert. Beim Sonderweg ist bei beiden Anbietern mittwald zu wählen.
Mit der Auswahl werden die bekannten Mail-Server-Einstellungen des Anbieters angesprochen. Solltest du deinen bisherigen Anbieter vermissen, kannst du die Option Fehlenden Anbieter oder Server selbst hinzufügen ganz unten wählen ...
Schritt 3
... und den Mail-Server samt Details selbst eintragen, Prüfen und für diesen Umzugsauftrag Speichern.
Schritt 4
Bei Weitere Angaben trägst du nun deine persönliche (nicht vom Umzug betroffene) E-Mail-Adresse ein und klickst auf Weiter.
Schritt 5
Jetzt geht es an die Arbeit! Du kannst entweder deine Quell- und Zielpostfächer Stück für Stück eintragen, die Zugangsdaten auf Richtigkeit Prüfen, Bestätigen und immer noch ein Postfach hinzufügen, oder ...
Schritt 6
... alle auf einmal mit einer CSV-Datei hinzufügen, um dir die Klicks zu sparen.
Auf der CSV-Beispieldatei kannst du einfach aufbauen.
Wenn alle Postfächer hinzugefügt wurden, klicke auf Weiter.
Schritt 7
Im letzten Schritt wird der Auftrag noch einmal zusammengefasst und du kannst den Umzug starten.
Dabei werden alle vorhanden E-Mails kopiert, bleiben also im Quellpostfach zunächst vorhanden.
Du erhältst dann einige E-Mails, die dich über den Fortschritt informieren und dir den wichtigen Umzugslink übermitteln.
Mehr über den erwähnten „finalen Umzug“, also die schlussendliche Synchronisation (den Delta-Umzug), erfährst du im letzten Schritt.
Schritt 9
Δ
Auf der Umzugsseite wird dir auch der Delta-Umzug angeboten.
Führe diesen nur aus, wenn du den MX-Record umgestellt und 24 Stunden gewartet hast!
Also erst dann, wenn die E-Mail-Adressen im Zielprojekt schon funktionieren und E-Mails zuverlässig ankommen. In den Anleitungen des klassischen Wegs ist dieser Zeitpunkt auch immer beschrieben.
