Minimalismus am Arbeitsplatz

Wahrscheinlich kennt ihr das. Ihr wollte gerade diese eine wichtige E-Mail schreiben. Aber wo war noch gleich die Info, die ihr euch dazu ausgedruckt habt? Irgendwo in diesem Stapel… Oder doch in einem der überlaufenden Ablagefächer? Jetzt klingelt auch wieder das Telefon. In 5 Minuten ist schon der nächste Termin. Vorher noch schnell was zur Erinnerung auf einen Zettel schreiben, damit wir es nicht vergessen. So geht es vielen von uns. Besonders im Agenturalltag kann man ein Lied davon singen.

Jetzt stellt euch im Gegensatz dazu mal folgendes vor: Ihr sitzt vor einem hellen, aufgeräumten Schreibtisch. Nur Tastatur, Maus und ein Glas Wasser stehen auf dem Tisch. Euer Desktop ist aufgeräumt. Keine unnötige Information stört eure Konzentration. Für alle, die sich jetzt wohl fühlen: Willkommen im Büro-Minimalismus. :-)

Beim Minimalismus geht es im Kern darum, sich auf die wesentlichen Dinge im Leben zu fokussieren. Besonders häufig wird der Begriff im Zusammenhang mit Konsumverzicht gebracht. Er lässt sich aber im Grund auf alle Bereich des Lebens anwenden. Bekennende Minimalisten sind unter anderem der Apple-Gründer Steve Jobs, Schauspieler Robert Pattinson oder der ehemalige New Yorker Bürgermeister Michael Bloomberg.

Wie viele Dinge gibt es im Leben, die uns unnötig belasten oder die um unsere Aufmerksamkeit buhlen? Übertragen auf den Arbeitsplatz bedeutet das: Was braucht ihr wirklich für eure tägliche Arbeit? Mit welchen Dingen seid ihr wirklich produktiv? Denkt einmal drüber nach. Braucht ihr wirklich den Block, den Post-It-Stapel, die Fotos, den Taschenrechner,…?
Minimalismus bedeutet nicht, dass alles steril sein muss und nichts mehr herumliegen darf – es sollten halt nur Sachen sein, die man wirklich braucht. Alles andere solltet ihr einfach radikal reduzieren. Ab in die Kiste damit.

Ich habe sieben Tipps für euch, mit denen ihr ganz schnell mehr Klarheit auf euren Arbeitsplatz und in euren Kopf bringen könnt.

Im ersten Schritt solltet ihr alle Dinge auf eurem Schreibtisch entfernen, die ihr nicht wirklich braucht. Mein Tipp: Seid ruhig etwas großzügiger und entfernt lieber ein Teil zu viel als zu wenig. Verstaut die Sachen zunächst in einer Kiste unter eurem Schreibtisch oder im Schrank. Wenn ihr in den nächsten Tagen merkt, dass ihr doch noch etwas davon braucht, könnt ihr es wieder rausholen. Nach einem Monat könnt ihr dann getrost alles wegwerfen, was noch in der Kiste liegt.

Schaut euch mal um, was ihr für dekoratives Zeugs rumstehen habt. Ein Poster an der Wand (war ein Werbegeschenk), drei Keystraps von den letzten Veranstaltungen, ein paar angepinnte Entwürfe von alten Projekten. Die Dinge sind vielleicht mal ganz nett anzusehen, aber sie bieten auch laufend Potenzial für Ablenkungen. Sie stellen sozusagen visuellen Müll dar. Weg damit!

Bei mir flog immer viel Papier auf dem Schreibtisch herum. Ihr werdet euch aber wundern, was man wirklich alles digital abwickeln kann. Von kleinen Post-its über schnell gekritzelten ToDo-Listen bis hin zu Meeting-Notizen lässt sich alles wunderbar am Rechner machen – der große Vorteil: über die geläufigen Suchfunktionen findet man viele Infos sehr schnell wieder und dank Cloud-Diensten sind die Infos immer und überall verfügbar. Am Anfang musste ich mich etwas zwingen, alles konsequent am Rechner zu machen. Jetzt ist nur noch ein Notizbuch übrig geblieben, falls ich doch mal was im Meeting notieren oder skizzieren muss. Netter Nebeneffekt: Wenn ihr kein Papier mehr habt, benötigt ihr auch keine Ablagefächer auf dem Schreibtisch mehr. ;-)

Um den optimalen Überblick zu behalten, solltet ihr idealerweise nur eine zentrale Inbox haben. Wenn ihr vieles digitalisiert, macht es Sinn, die Inbox auch digital zu haben. Ihr könnt dazu euren E-Mail-Client nutzen, eine To-do-Liste oder ein Tool wie Trello. Wichtig ist, dass ihr alle eingehenden Aufgaben dort ablegt. Wer lieber offline arbeitet, kann seine Inbox natürlich auch offline betreiben. Während eurer Arbeit sollte immer nur ein To-do auf dem Schreibtisch, bzw. auch dem Bildschirm liegen. Was nicht geschafft wird, kommt zurück in die Inbox. Erledigte Mails/Aufgaben könnt ihr dann in einem Archiv-Ordner ablegen, auf den ihr bei Bedarf wieder zugreifen könnt. Alle Aufgaben, die in wenigen Minuten erledigt werden können, sollten auch direkt erledigt werden. Zu lange To-do-Listen können nämlich auch wieder einen negativen Effekt haben und euch gedanklich belasten.

Wenn ihr euren gesamten Workflow digitalisiert habt, achtet darauf, dass ihr euren Rechner nicht zumüllt. Sonst habt ihr einen sauberen Schreibtisch, aber einen undurchschaubaren Dateiwust auf dem Computer. Gute Empfehlungen für sinnvolle Ordner- und Dateistrukturen gibt es zu Hauf im Netz. Hier muss jeder den besten Weg für sich finden. Übertreibt es aber nicht mit zu tief verschachtelten Ordner-Strukturen – wenn eure Dokumente logisch benannt und durchsuchbar sind, findet man mit den aktuellen Suchfunktionen jede Information blitzschnell wieder. ;-)
Ein Tipp von mir: Wenn ihr wisst, dass ihr bestimmte Dokumente, Downloads oder Screenshots nur temporär benötigt, könnt ihr diese einfach auf dem Desktop oder in einem tmp-Ordner speichern, den ihr am Ende einer Woche einfach löschen könnt. So müllt sich euer Computer nicht unnötig zu.

Bringt eure Aufgaben und Projekte zu Ende. Punkt. Nichts ist lähmender als zig unfertige Aufgaben und aufgeblähte To-do-Listen mit Tasks, die dort schon seit Wochen oder gar Monaten herumliegen. Sie müllen nicht nur alles zu, sondern erinnern euch auch tagtäglich daran, was ihr alles nicht geschafft habt. Das interessante ist: viele Dinge, die seit Monaten unerledigt sind, sind meist nicht wichtig und können im Grunde komplett gelöscht werden.

Ein letzter Gedanke zum Schluss: fokussiert euch auf das Wesentliche. Das beinhaltet auch eure Tools. Braucht ihr wirklich drei verschiedene Browser, vier Texteditoren und zig Tools, die ihr wahrscheinlich nur ein einziges Mal geöffnet habt? Das gleiche gilt auch für eure Smartphones. Ich wette mit euch, dass ihr 80% eurer Apps direkt löschen könnt, weil sie so gut wie nie genutzt werden. Braucht ihr vier verschiedene Cloud-Dienste in denen Bilder hier, Dokumente dort und Backups wer weiß wo abgelegt sind? Lest ihr wirklich alle 150 Feeds, die ihr abonniert habt oder sind es – wenn ihr ehrlich seid – nicht doch nur eine Handvoll Quellen, aus denen ihr die wichtigsten Informationen bezieht. Versucht so viel es geht auszumisten. Nur ein Tool für eine Funktion.

Ich wünsche allen, die das Thema spannend finden, viel Spaß auf dem Weg zum Minimalismus am Arbeitsplatz. Wenn ihr weitere Inspirationen sucht, kann ich euch noch den Blog von The Minimalists empfehlen. Bei Amazon findet ihr auch zahlreiche spannende E-Books zu dem Thema.

Und denkt daran: Auch beim Minimalismus ist der Weg das Ziel. Es gibt kein richtig oder falsch und auch kein „fertig minimalisiert“. Macht euch keinen Druck. Habt Spaß. :-)