To-do-Helfer: Was kann Things 3?

Ich liebe Helfer für To-do-Listen. Nein, lasst mich korrigieren: Gute Helfer für To-do-Listen. Denn irgendein Tool für mehr Übersicht im Aufgabensalat können viele entwickeln. Wenige schaffen es aber zwischen der richtigen Menge an Funktionen und dem Wunsch nach Übersicht einen guten Mittelweg zu gehen. 

Bevor ich Things 3 im Einsatz hatte, setzte ich auf OmniFocus. Das ebenfalls unter Mac-Anwendern bekannte Tool ist sehr mächtig und hat viele Funktionen fürs Business. Aber etwas Abwechslung schadet nicht. Wie schlägt sich also Things 3?

Eins muss man Things 3 lassen: Es ist aufgeräumt. So aufgeräumt, dass ich mich frage ob hier überhaupt die wichtigsten Funktionen integriert sind. Wer das Programm startet, wird direkt durch ein Tutorial geführt und stellt recht schnell fest: Aufgeräumt? Ja. Aber trotzdem scheint man an viele Funktionen gedacht und einige neue integriert zu haben.

Was direkt auffällt, ist die Logik der Navigation. Folgende Elemente sind darin zu finden:

• Im Element Eingang lassen sich sämtliche Aufgaben erst mal sammeln (z. B. während eines Meetings).
• Heute zeigt alle Aufgaben für den heutigen Tag an.
• Unter Geplant werden die Aufgaben für die kommenden Tage und Monate gelistet.
• Jederzeit zeigt Elemente, die keinem Datum zugeordnet wurden.
• Irgendwann ist eine separate Kategorie. Hier können Aufgaben zugeordnet werden, die für den Alltag wenig Relevanz haben, aber auch nicht vergessen werden sollen.
• Der Punkt Logbuch zeigt alle bisher erledigten Aufgaben. So kann man nachvollziehen, was an welchem Tag gemacht wurde.
• Der Punkt Papierkorb dürfte selbsterklärend sein.

Für ein besseres Zurechtkommen legt Things 3 zu Beginn ein Beispielprojekte an. In diesem finden sich viele Aufgaben mit Beschreibungen, die ein besseres Verständnis für die Anwendung schaffen sollen.

Things 3 sieht sauber aus. Fast schon steril. Aber schauen wir uns doch mal an, was die einzelnen Icons und aufgeräumten Menüpunkte hergeben.

Things 3 verfügt glücklicherweise über Shortcuts. Wer die Anwendung häufiger nutzt, wird diese zu schätzen wissen. Mit CMD + N wird eine neue Aufgabe angelegt. Und schon geht es die Arbeit.

Neue Aufgaben können mit verschiedensten Attributen erweitert werden. Dabei steht dem Anwender folgende Maske zur Verfügung:

In der Maske lässt sich Folgendes definieren (die Ziffern entsprechen den Markierungen auf dem Screenshot):

1. In dem Bereich wird der Name der Aufgabe festgehalten.
2. Verschiedenste Notizen rund um die Aufgabe helfen später nachzuvollziehen, was damit gemeint war.
3. Etikette lassen logische Zuordnungen erstellen. So können z. B. Aufgaben für das Büro mit dem Etikett "Büro" ausgezeichnet werden.
4. Aufgaben können mit Listen erweitert werden. Das ist immer dann sinnvoll, wenn die Aufgabe etwas komplexer zu sein scheint – oder eine Einkaufsliste ist, die man schnell mal erweitern möchte.
5. Things 3 unterscheidet zwischen wann eine Aufgabe angezeigt und wann sie erledigt werden sollen. Hierfür lassen sich Deadlines hinzufügen. Diese erlauben es im Nachhinein nachzuvollziehen, ob eine Aufgabe unbedingt heute noch erledigt werden muss, oder auch morgen noch Zeit dafür ist.
6. In diesem Bereich wird definiert, wann die Aufgabe sichtbar werden soll.

Sehr sympathisch von den Entwicklern gelöst, ist die Aufteilung zwischen "Heute" und "Heute Abend". Ich liebe diese Funktion. Sie erlaubt mir Aufgaben, die ich erst abends angehen möchte aus der eigentlichen Liste rauszuhalten. Das kann Einkaufen, ein Spaziergang mit dem Hund oder sonst eine Erledigung sein. So kann ich ganz klar sehen, was ich jetzt gerade zu tun habe. 

Damit aber nicht alles. Ich war erstaunt, eine spannende Funktion bei Things zu finden, die mein Denken über Aufgabenverwaltung verändern sollte: So gut wie alles lässt sich in Things 3 per Drag & Drop in eine Aufgabe hineinziehen und so verknüpfen. Arbeitet man dann wieder an der Aufgabe, kann man per Doppelklick die Verknüpfung aufrufen. Egal, ob man eine E-Mail, eine Web-URL oder ein Foto verknüpft hat - genial! Das spart Zeit beim Auffinden von Dateien und E-Mails.

Jede Aufgabe lässt sich in Things 3 per Doppelklick öffnen und so bearbeiten. Das ist für mich gefühlt noch ungünstig gelöst, da der Doppelklick auch ein Bearbeiten des Aufgabentitels startet. Möchte man nur Unterlisten oder nur die Notizen nachlesen, ist das überflüssig.

Mit wiederkehrenden Aufgaben scheint man es sich in Things 3 etwas schwer gemacht zu haben.

Damit Aufgaben immer wieder auftauchen, müssen Anwender über das Menü "Neue wiederkehrende Aufgabe" auswählen. In dem Fenster können sie dann die Intervalle anlegen und bei Bedarf Erinnerungen und Deadlines hinzufügen. Erst dann wird an der Aufgabe selbst gearbeitet.

Dieser Umweg über das Menü schien notwendig zu sein, um die Oberfläche nicht zu überladen. Zu wissen, dass wiederkehrende Aufgaben in der Regel recht selten angelegt werden, hilft.

Was man in Things 3 lernen muss: Es gibt nicht nur eine Art Aufgaben zu strukturieren. Ja, es ist möglich einfach eine neue Aufgabe unter "Heute" anzulegen und mit paar Infos auszustatten. Ebenfalls möglich ist es aber auch, Aufgaben in Projekten zu pflegen. Wer Aufgaben mit Unteraufgaben will, kann dafür auch eine Aufgabe mit weiteren Unterpunkten anlegen, ohne hierfür ein separates Projekt pflegen zu müssen.

Ich glaube es, braucht etwas Zeit sich mit diesen verschiedenen Wegen der Aufgabenpflege vertraut zu machen und dann zu entscheiden, wann welcher Weg sinnvoll ist. 

Generell gilt, dass Projekte immer dann empfehlenswert sind, wenn man größere zusammenhängende Aufgaben planen und strukturieren will. Hier kann man dann komplett in einem Projekt versinken und fokussiert überlegen, was wann und wie bearbeitet werden muss.

In Projekten lassen sich übrigens auch Überschriften erstellen. So können sinnvolle Strukturen geschaffen werden. Besonders größere Projekte mit zwei- bis dreistelligen Aufgaben sind dann immer noch überschaubar.

Es gibt einige praktische Funktionen von Things 3, die in diesem Artikel nicht genau unter die Lupe genommen wurden, aber eine Erwähnung wert sind. Vielleicht ist eines davon für dich DAS Kriterium für einen Wechsel vom bisherigen To-do-Organisationshelfer:

• Kostenfreies Synchronisieren in der Cloud
• Apps für iPhone, iPad, Apple Watch und Mac
• Arbeiten mit mehreren Fenstern möglich
• Integration des Kalenders
• Umfangreiche Suche

Vielleicht bin ich zu sehr von To-do-Organisationshelfern begeistert, aber ich muss sagen: ich liebe Things 3 :-). Die Anwendung macht Vieles richtig, was andere Programme nicht schaffen.

Aufgeräumt? Ja. Zu wenige Funktionen? Nein.

Viele Einstellungsmöglichkeiten? Ja. Überladen mit zu vielen Details? Nein.

Things 3 wird für den Mac in einer 30-tägigen Testversion angeboten und kostet für den Mac 54,99 €, fürs iPad 21,99 € und fürs iPhone 10,99 €. Das ist zwar ein bisschen Geld, aber wer nach einer verlässlichen und angenehmen Lösung für den Alltag sucht, wird zufrieden sein. Ich wünsche viel Spaß!