5 To-do-Tools für Agenturen, die Spaß machen

Die Anwendung soll einfach sein. Wenig Zeit in Anspruch nehmen. Innovativ sein. Idealerweise Spaß machen. Nun, lasst uns ehrlich bleiben: Der Spaßfaktor hängt natürlich auch von der dazugehörigen Aufgabe ab. Aber mit der passenden To-do-Verwaltung ist ein wichtiger Grundstein gelegt. Hier sind unsere fünf Empfehlungen für euch, einige vielleicht schon bekannt, andere beinah vergessen, manch eine vielleicht aber neu.

Ich erinnere mich vor, wenn ich mich nicht irre, mehr als 10 Jahren das erste Mal mit Basecamp gearbeitet zu haben, damals noch in einer älteren Version. Heute verfügt Basecamp über einige spannende Funktionen mehr und hat in den letzten Jahren eine enorm positive Entwicklung durchgemacht.

Es passiert in einer Agentur schnell, dass zwischen Projekten, Deadlines und dem alltäglichen Stress das wichtigste Gut untergeht: Menschen. Basecamp arbeitet bewusst mit einem lockeren System, wo zwar To-dos und Deadlines eingetragen werden können, aber Chats, Gruppennachrichten und Kommentarfunktionen eine große Rolle spielen.

Basecamp erlaubt natürlich auch das, worum es in diesem Artikel geht: To-dos anlegen. An die To-dos lassen sich Dateien anhängen, Deadlines definieren sowie Zuständigkeiten eintragen.

Eine nette Funktion, die den sozialen Faktor von Basecamp hervorhebt, sind automatisierte Gruppenfragen. Je nach gewünschter Frequenz lassen sich Fragen täglich, wöchentlich oder monatlich abfragen. Ideal, um z. B. abzufragen was heute erledigt wurde, welche Themen am nächsten Agentur-Meeting besprochen werden sollen oder was nächsten Monat in der Snack-Bar nicht fehlen darf.

Fazit: Insgesamt begeistert Basecamp mit seinem Fokus auf Teams und Mitarbeiter. Mehr als „nur“ ein To-do-Verwalter und damit ideal für jede Agentur, die Sorge hat sich im Alltag zu sehr in der Arbeit zu verlieren.

Ich liebe es, wenn Entwickler nicht nur an die groben Funktionen, sondern auch die kleinen Extras denken. Remember The Milk ist eine bekannte To-do-Anwendung, an der scheinbar Entwickler mit dem Blick fürs Detail arbeiten.

Ich schrieb, eine wichtige Funktion für To-do-Anwendungen sei die einfache Nutzung. Remember The Milk verfügt über einige Extras, die eben das ermöglichen. Mit „Smart Add“ lassen sich Aufgaben schnell einem bestimmten Tag in der Woche zuordnen, mit Subtasks ausstatten und, was in einer Agentur nicht fehlen darf, mit anderen teilen.

Spannend wird es, wenn man nicht nur Remember The Milk einsetzt, sondern die Kombination mit weiteren Diensten sucht. So ist eine Kombination mit Evernote, Twitter, Google Calendar und mehr machbar. Möglich ist auch die Synchronisierung mit Microsoft Outlook.

Wichtig ist es dabei zu verstehen, dass Remember The Milk eher von der persönlichen To-do-Verwaltung ausgeht, anders als Basecamp, wo die Team-Nutzung im Vordergrund steht. Somit ist die Anwendung für solche Agenturen ideal, wo Mitarbeiter recht eigenständig arbeiten und nicht jedes Projekt von festen Teams bearbeitet wird.

Fazit: Remember The Milk enthält alle Funktionen, die eine Agentur zur Verwaltung von To-dos benötigt. Die einfache Bedienung, Anbindung an bekannte Drittanbieter-Anwendungen sowie die Smart-Add-Funktion sprechen für sich.

Revolver ist eigentlich zu mächtig, um in einer Liste von To-do-Anwendungen aufgenommen zu werden. Das Programm in der Version 8 versteht sich als Agentursoftware, was bei der Gestaltung von Druckpapier anfängt, über die Rechnungserstellung, Zeiterfassung und Reports bis hin zu der eigentlichen Projektverwaltung und -planung geht.

Mehrere Mitarbeiter können in der Software Projekte erstellen, mit Deadlines versehen, Aufgaben zuweisen und die dafür benötigten Stunden protokollieren. Damit geht Revolver einen guten Schritt weiter als die hier vorgestellten Dienste, gewinnt damit aber auch an Komplexität und Einarbeitungszeit.

Dieses zentrale Planen und Arbeiten in einer Software dürfte vor allem für größere Agenturen interessant sein, die mehr Übersicht für ihren Alltag gewinnen wollen.

Wer sich für Revolver als Anwendung interessiert, sollte sich auf der Webseite auch die in Entwicklung befindliche Version 9 ansehen. Diese bietet unter anderem Chat-Funktionen, Anbindungen an über 300 Drittanbieter-Anwendungen und einiges mehr.

Fazit: Revolver ist als Agentursoftware ideal, wenn es um eine Umstellung der Projektplanung an sich geht. Wer „nur“ Aufgaben verwalten will, wird in Revolver zu viele Funktionen finden.

Wunderlist machte sich als To-do-Hilfe für Privatpersonen einen Namen. Die 2015 von Microsoft aufgekaufte Anwendung hält jedoch auch einige Funktionen für Agenturen bereit, wofür die über 50.000 Unternehmen sprechen, die den Dienst ebenfalls verwenden.

Für den Einsatz in Agenturen spricht, dass Wunderlist das Verwalten von Aufgaben in Listen ermöglicht und eben diese Listen mit Mitarbeitern geteilt werden können. Daneben lassen sich mehrere Listen in einen Ordner zusammenfassen, was das Verwalten von größeren Projekten ermöglicht.

Ein großer Vorteil von Wunderlist ist, dass die Anwendung bereits von vielen Menschen privat genutzt wird. Die Umgebung ist also bekannt und das Einarbeiten fällt leicht.

Damit Aufgaben nicht doch mal schnell auf dem Notizzettel oder als E-Mail irgendwo im Postfach landen, haben die Entwickler von Wunderlist ihren Dienst auf zahlreiche Plattformen gebracht. Egal ob als Erweiterung im Browser, auf dem Android- oder iOS-Smartphone: Wunderlist ist immer dabei.

In Wunderlist lassen sich Aufgaben mit verschiedenen Informationen erweitern. So ist eine Zuweisung an Personen möglich, ebenso das Hinterlassen von Notizen, Arbeiten mit Anhängen und das Verfassen von Kommentaren.

Fazit: Wunderlist bietet mit vielen Funktionen unkomplizierte To-do-Verwaltung an. Da die Anwendung bereits von einigen Privatpersonen benutzt wird, dürfte die Einführung in der Agentur leicht fallen.

Ich weiß: Wir alle kennen Trello. Doch ich behaupte nicht alle Agenturen haben dem simplen wie mächtigen Tool eine Chance gegeben und kennen wichtige Funktionen.

Trello organisiert sich in Boards und Karten auf diesen Boards. Vergleichen lässt sich das mit mehreren Whiteboards, auf denen Metaplankarten von einer Spalte zur anderen geschoben werden.

Trello geht jedoch weiter. Jede Karte lässt sich mit Notizen, Deadlines, Anhängen, Checklisten und einiges mehr erweitern. Ihr müsst wissen: Ich liebe Trello :-).

Ich sagte, dass vermutlich nicht jede Agentur mit sämtlichen Funktionen von Trello vertraut ist. Neben den beschrieben bietet Trello noch folgende, für die aber entweder ein Premium- oder Gold-Account benötigt wird:

• Karten mit Abstimm-Funktion erweitern
• Verbinden der Karten mit zahlreichen Drittanbieter-Anwendungen (z. B. Evernote, Dropbox, GitHub, Google Drive, MailChimp, Slack und einige mehr)
• Verwalten der ganzen Organisation in mehreren Teams und dazugehörige Boards

Und wieder: Diese Funktionen scheinen simpel, können aber den Alltag mit seinen zahlreichen Aufgaben enorm erleichtern.

Fazit: Überall dort, wo man in Agenturen bislang keine To-do-Verwaltung führte, macht sich Trello gut. Das Kartensystem ist sehr intuitiv und dürfte dem einen oder anderen vom Whiteboard mit Zetteln und Magneten bekannt sein. Auch erfahrene Anwender finden praktische Funktionen, die ihnen dauerhaft helfen.

Bis vor einer Weile war mir Zenkit als To-do-Tool noch unbekannt. Ein erster Blick zeigt eine mächtige und gut durchdachte Anwendung, die über die „normalen“ Funktionen hinausgeht. 

Ähnlich wie bei Trello ist es Anwendern möglich, Karten anzulegen und diese in Spalten zu pflegen. Damit jedoch nicht genug. Zenkit erlaubt es, aus diesen Karten Mindmaps zu generieren oder auch Säulendiagramme mit z.B. der benötigten Zeit für die Umsetzung zu erstellen. Aber auch Kalender-Übersichten zum besseren Planen der Deadlines sind vorhanden. Dabei begeistert das Tool mit einer aufgeräumten Oberfläche.

Zenkit ist in der Basis-Version kostenfrei. Wer im Team arbeiten will oder nach allgemein mehr Freiheiten z.B. bei der Upload-Größe von Dateien sucht, findet mit dem Premium-Angebot sein Potenzial. Hier wird pro Nutzer und Monat abgerechnet.

Fazit: Zenkit ist eine interessante Lösung für alle, die Trello zwar klasse finden, aber nach einer Anwendung mit kreativeren Arbeitsweisen suchen.

Soviel zu den To-do-Verwaltern selbst. Was aber tun, wenn ihr einen ausgewählt habt?

Ich empfehle euch die folgenden drei Regeln zu Herzen zu nehmen, damit die Integration und das Arbeiten mit der gewählten Anwendung auch dauerhaft funktioniert.

1. Bietet eine Einführung an: Für manche wird eine Anwendung wie Trello selbsterklärend sein. Andere werden sich überfordert fühlen und doch wieder zur Zettelwirtschaft greifen. Setzt daher auf eine Einführung, wo ihr jedem erklärt, wie die Anwendung funktioniert, welche Funktionen wichtig sind und wie sie genutzt wird. Egal ob nun jahrelanger Programmierer oder Praktikant.
2. Bindet die Anwendung in den Alltag ein: Wenn sämtliche Aufgaben z. B. über Wunderlist organisiert werden sollen, muss die Anwendung auch im Alltag auftauchen. Ob nun bei der morgendlichen Runde, beim Mitarbeitergespräch oder der Planung eines neuen Projekts. Kein „Ich schreib das mal kurz in mein Notizbuch“, sondern das direkte Eintragen in Wunderlist muss gepflegt werden.
3. Nutzt die Anwendung: Klingt komisch, oder? Aber wenn ihr persönlich, die ihr eine To-do-Anwendung eingeführt habt, sie nicht intensiv nutzt, werden es die anderen auch nicht tun. Also schreibt keine E-Mails mehr mit „Ich hab hier eine Aufgabe für dich“, sondern hinterlasst einen Eintrag auf Remember The Milk und weist die Aufgabe der Person zu. Bei der richtigen Konfiguration wird sie per E-Mail darüber informiert.

Soweit unsere Tipps für eure To-do-Verwaltung. Wir wünschen viel Erfolg beim produktiven Arbeiten!